ÅRSMØTE I BERGEN BRETTSPILLKLUBB (BBK)

Sted: Nordnes Bydelshus
Tidspunkt: 25. februar 2009 kl. 18.00
Fremøtte: Christian, Rune, Nataniel, Bo, Thomas, Karin, Ole Morten, Johannes og Kim.

MØTEGJENNOMFØRING

Saksliste og møteinnkalling ble godkjent.

1. Valg av møteleder og referent

Karin (møteleder), Kim (referent) og Rune (protokollvitne).

2. Årsmelding fra styret

Årsmeldingen ble lest opp av styreleder.

3. Vedtektsendringer

Styret hadde ikke selv foreslått noen endringer. I tillegg var det ingen inkomne forslag. Kim tok opp ad hoc om ordlyden i første linje §1 at der klubben refereres til som en "barne- og ungdomsforening" var nødvendig. Leder Christian påpekte at dette var påkrevd i henhold til kravene om å motta Hyperion-støtte.

4. Valg av leder og styremedlemmer.

Styret la frem forslag om gjenvalg av Christian Berge som leder og Rune Berge som styremedlem, samt Kim Fjeld som nytt styremedlem. Ingen andre kandidater ble foreslått fra forsamlingen, og styrets forslag møtte ingen innsigelser.

Etter vedtak består styret i Bergen Brettspillklubb nå av:

Styret konstituerer seg selv på første styremøte.

5. Bruk av Hyperion-penger

Christian la frem at med fjorårets økonomiske resultat og årets støtte fra Hyperion, har klubben 1600 kroner til disposisjon utover de midler som budsjettmessig går med til husleie og kontigent. Han ønsket derfor at forsamlingen kom med innspill om hva pengene kunne brukes til.

I forsamlingen kom det ulike innspill som fordelte seg i tre kategorier:

  1. Innkjøp av spill
    Det var stor enighet i forsamlingen om at klubben burde gå til innkjøp av nye spill.
  2. Utvikling av websider
    Christian fremmet forslag om å benytte penger til å kjøpe et domene eller oppgradere nettsidene for økt lagringsplass. De fleste så ingen grunn til å forandre domene eller nettsider. Ole Morten og Rune presiserte at det ville være mulig å ordne lagringsplass eksternt og at kjøp av lagringsplass derfor ikke skulle bli nødvendig.
  3. Markedsføring
    Nataniel fremmet at man burde benytte en viss andel på markedsføring av klubbaktiviteter. Kim presiserte at man i det minste burde legges av penger til plakater om klubben igjen skal arrangere NM i Settlers.

Christian reiste også spørsmål om klubben fortsatt skulle holde kontigenten på et lavt nivå, når dette betyr at støttemidler må brukes til å kompensere for manglende dekning for leiekostnader. Det var konsensus i å opprettholde dagens nivå. Karin la vekt på at man burde sørge for medlems-kontinuitet fremfor overskudd. Kim presiserte at utgifter til leie av lokaler må medregnes i drifting av en klubb og at det tross alt er det støtten er til for. Spissfindig innvendte Kim også at om man ønsket å redusere utgiftene sine ved å øke kontigenten, for så å bruke de sparte midlene på f.eks. innkjøp av spill, kan det tenkes at nye medlemmer kanskje tilfører klubben nye spill, mens medlems-kontinuitet sikrer en viss tilgang på spill. Med de to forslagene stilt opp i mot hverandre slik, er det kanskje derfor billigere å holde kontigenten nede for slik å sørge for at klubben holder seg aktiv og attraktiv både for nye og gamle medlemmer.

Vedtak om å bruke gjenværende støttemidler på følgende måte: 1000 kroner til innkjøp av nye spill, 600 kroner til markedsføring av klubbens aktiviteter. Kontigenten holdes på nåværende nivå.

6. Dagbytte

Med korøvelser på huset hver tirsdag og onsdag, mente Christian at det kanskje kunne være lurt å bytte til en annen enn disse dagene for å slippe unna eventuell støy. Etter undersøkelser om ledig kapasitet på Nordnes Bydelshus la han frem at mulige alternativer for et dagbytte kunne være enten mandag eller torsdag, der mandag fordelsmessig hadde et større antall ledige rom. Kim påpekte at SSF (Studentenes Spillforening) har spilling på mandager og at vi derfor kommer i konflikt ved å bytte til mandag, noe som gjør at vi bare står igjen med torsdag som eneste reelle alternativ. Christian fremmet at det kanskje istedenfor å bytte dag meldte seg et behov for å øke klubbens kapasitet for å møte et økende antall oppmøtte, noe som har vært tilfelle den siste tiden. Kim innvendte at det ennå var ekstraordinært med over 10 i antall oppmøtte, og at bytte av dag eller lokale derfor ikke var være nødvendig før man reellt sett hadde en situasjon der antallet oppmøtte stabiliserer seg på et nivå som krever dette. Bo foreslo at man kunne avholde et ekstraordinært møte om en slik situasjon skulle oppstå, for slik å komme behovet i møte og sammen treffe en beslutning om bytte av lokaler eller dag.

Vedtak om å opprettholde onsdag som spilledag, og ta sikte på å avholde et ekstraordinært møte dersom oppmøtet på en jevnlig basis skulle overgå klubblokalenes kapasitet.

EVENTUELT

7. Innkjøp av spill

Etter forslag fra Johannes gikk forsamlingen i gang med å diskutere innkjøp av spill. Det var forholdsvis stor enighet om at man burde satse på å kjøpe inn spill som var populære blant klubbens medlemmer. Rune poengterte dette ved at man løp en stor risiko ved å kjøpe inn uprøvde spill, ettersom man risikerer at disse ikke ville slå an. Johannes ytret ønske om å istedenfor satse på å kjøpe inn spill som ikke ofte kommer med på forsamlingene eller er helt nye, ettersom visse spill er veldig populære og alltid kommer med. Bo fremmet at man istedenfor å kjøpe et populært spill i seg selv heller kunne satse på å supplere med utvidelser til det. Det var enighet i forsamlingen om at man burde avholde en eller annen form for avstemning , der samtlige medlemmer står fritt til å legge inn ulike forslag for innkjøp. Kim påpekte her at klubben allerede eier enkelte spill og at alle medlemmer derfor bør orienteres om dette for å unngå at man kommer med ønsker som allerede er oppfyllt. Christian skjøt her inn at det også kunne være mulig at klubben fikk låne et ukjent antall spill fra Regncon frem til neste festival (september).

Vedtak om at klubbens styre skal administrere avstemningen og sørge for at alle klubbens medlemmer blir orientert om denne.

ORIENTERINGSSAKER

Protokollvitne:Referent:
Rune BergeKim Fjeld